Юристы, умоляю, помогите мне, нужно написать объяснительную, но при очень странных обстоятельствах (см внутри)

Юристы, умоляю, помогите мне, нужно написать объяснительную, но при очень странных обстоятельствах (см внутри) была недавно проверка на работе и обнаружился один документ, который я исполняла аж в 2007 году, этот документ должен был находится на специальном, другом компе, а не в общем! меня начальство просит написать объяснительную, а как я могу объяснять ситуацию 4летней давности, как корректно составить объяснительную , помогите, пожалуйста!