Как правильно восстанавливать утерянные документы на предприятии?

Пришло распоряжение подготовить к проверке некие документы за последние 5 лет. с пометкой "если их нет, нужно восстановить". документов нет, взялись восстанавливать. так как не сохранилось совсем ничего, восстанавливали сами сотрудники, которые когда-то их писали (благо, это их же индивидуальные планы) .
на каждом документе есть графа "подпись руководителя". но руководитель в прошлом году сменился.

заниматься подделкой и ставить там фамилию предыдущего руководителя, а потом бегать и искать его подпись, как-то не хочется. как оформить бумажки, чтобы нынешний руководитель мог расписаться за восстановление документов пятилетней давности?