Ув. юристы! нужна помощь. Я - тренер по н/теннису в гос. спорт школе. Из инвентаря (мячи, ракетки) естественно ничего

Ув. юристы! нужна помощь. Я - тренер по н/теннису в гос. спорт школе. Из инвентаря (мячи, ракетки) естественно ничего Нет. Когда набираю детей в группы прошу родителей приобрести для СВОЕГО ребёнка инвентарь. Бывает, жду месяцами. Даю пока старые истрепавшиеся ракетки. Потом купят не понять что... Хочу приобрести сразу к началу учебного года ракетки на свои деньги, а потом в течении года докупать мячи. И нужно собрать с родителей деньги. Хочу собирать потихоньку как ежемесячную плату. Мне советуют собрать с них заявления с подписями, что они как бы эти деньги согласны платить как материальную помощь, иначе мало ли что. Сумма будет символическая, но всё равно хотелось бы обезопасить себя. Как, в какой форме это сделать? кем заверить?