Как правильно (грамотно) составить письмо?

По факту чего? поставки, оказания услуг? договор есть на тех. обслуживание? я сам должен все догадывать? если договор есть, то нужно сделать доп. соглашение к договору (тогда консультантплюс вам в помощь) . если договора нет, то можно написать гарантийное письмо, что вы обязуетесь оплатить ____ (сумму) по факту оказания услуг, т. е. только после тенх. обслуживания оборудования.