Подскажите....

Подскажите.... Я работаю заместителем директора по учебно-спортивной работе в спортивной школе олимпийского резерва. у нас уволился тренер и по приказу его учащихся распределили по группам к другому тренеру.Родитель одного из этих учащихся написал жалобу...якобы его ребёнок пришел на тренировку узнал что его тренер уволился и никто его не предупредил, тем самым был нарушен тренировочный процесс....Сам на связь не выходит, через одноклассников выясняется,что ребёнок не будет заниматься.Нас обвиняют в том,что мы должны были всех уведомить заказными письмами....так ли это.... по поводу писем...как вообще мы должны были поступить....