Подскажите, как правильно и грамотно написать письмо управляющему жэкх нашего дома, чтобы он отчитался о затратах?

Подскажите, как правильно и грамотно написать письмо управляющему жэкх нашего дома, чтобы он отчитался о затратах? На подругу "наехал" управляющий, что, якобы никто не прописан в квартире, а проживает 5 человек, из них 2 собственника. она хотела бы встречный вопрос задать . собственники по 1/2 доли она и муж и ребенка живут. никто не прописан в этой квартире, т.к. у них ипотека. по ипотечному договору прописка не разрешена.